Webinars privados

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Realizar webinarios abiertos y privados

Utilizando nuestra plataforma, usted puede realizar webinarios tanto abiertos como privados.

Los webinarios abiertos están destinados para un amplio rango de asistentes. El registro para estos eventos es libre y sin restricciones.

Los webinarios privados están destinados para asistentes de una lista predefinida. Por ejemplo, webinarios corporativos o de clubes con acceso por invitación (a través de links exclusivos).

Ambos tipos de webinarios pueden ser pagos o gratuitos.

Sin embargo, cualquiera sea el formato que usted elija, cuando organiza webinarios privados o abiertos, pagos o gratuitos, usted precisa dar atención a limitar la cantidad de asistentes que podrán ingresar a su reunión. Esta limitación puede estar relacionada con el formato de su reunión o con la capacidad de la sala de acuerdo a su servicio contratado.

Para hacerlo, deberá tomar una serie de acciones y ajustes, los cuales le permitirán limitar el acceso a sus webinarios y evitar la posibilidad de transferir links a terceros.

Debemos mencionar que nuestro servicio no acepta pagos por parte de asistentes. Por esta razón los organizadores del evento deben encargarse de cobrar a los asistentes por sus propios medios. Para este propósito podrán utilizar sistemas de procesado de pagos online o billeteras electrónicas.

 

Webinarios con acceso gratuito

Si para usted es importante conseguir la mayor cantidad de asistentes posibles a su webinario, usted puede enviar el link público de la sala y nunca configurar una contraseña. En este caso, la sala estará abierta para cualquiera que tenga el link, y el número de asistentes limitado por la capacidad de su paquete contratado.

Esta opción es perfecta si usted desea que el evento reciba el mayor número posible de participantes. Usualmente, tales eventos son webinarios de promoción o para publicitar una serie webinarios. Esta es una manera conveniente de comunicar a tus asistentes lo que vas a compartir con ellos en los siguientes webinarios, lo que podrán aprender de ti y qué información valiosa podrán obtener.

El link público al webinario se puede obtener en la sección “Mis conferencias” al dar clic al botón en la línea: “Usted puede copiar link para invitar participantes a su conferencia”. También puede obtener el link haciendo clic en el botón de compartir situado en el ángulo superior izquierdo de su sala (“Invitar asistentes al webinario”). Presione el link en la ventana emergente.

 

 

Maneras de restringir el acceso a webinarios

Para realizar un evento restringido a un grupo de asistentes, entre a la configuración de la sala.

 

 

Usted puede utilizar los siguientes métodos para restringir el acceso al webinario:

  1. Fije una contraseña para el webinario – de esta manera sólo los usuarios que tengan el link y la contraseña podrán asistir.
  2. Deshabilite la posibilidad de compartir el link del webinario desmarcando “Permitir compartir el link a la conferencia” y por medio del uso de links personales evitará el uso de links y contraseñas por otros asistentes.

Cada uno de estos métodos puede usarse en ciertas ocasiones dependiendo de sus objetivos.

Link público y contraseña

Cuando realiza un evento, puede enviar a sus asistentes un link público para la sala del webinario y la contraseña para ingresar.

La desventaja de este método es que los asistentes pueden compartir la información para acceder al webinario y usted no puede controlar ni evitar esto cuando tiene un grupo numeroso de participantes.

Utilice este método cuando quiera recibir el mayor número de asistentes. Por ejemplo, cuando realiza un webinario gratuito o promocional para presentar su/s producto/s o servicio/s a los participantes.

Agregar una contraseña al link público puede servir para motivar a los asistentes a registrarse previamente para participar.

Para fijar una contraseña para el webinario, complete el campo “Contraseña” en la pestaña “General” de las configuraciones de la sala.

 

 

Esta opción es también apropiada para eventos privados para pequeños grupos, o grupos que no cambian por largo tiempo, cuando usted conoce a todos y usted mismo puede identificar a un nuevo asistente. Usted puede expulsar al asistente no autorizado fuera de la sala y negarle la entrada a todos sus eventos para siempre utilizando las herramientas correspondientes disponibles en la sala.

Links personales para participantes

Para evitar la posibilidad que otros asistentes lleguen a usar un link y contraseña, usted puede utilizar links personales.

Primero, en la configuración de la sala, en “Configuraciones globales” desmarque “Permitir compartir el link a la conferencia”.

 

 

Guarde los cambios.

A continuación, en la sección “Mis conferencias” usted puede crear links individuales para cada persona de la lista de asistentes. Cada link provee un ingreso automático al webinario y no requiere ingresar datos adicionales por los asistentes. El link personal contiene la información codificada del invitado y su contraseña. Sin embargo, la contraseña al webinario no es revelada al asistente.

El uso de los links personales sólo se justifica para ser usados en eventos privados, en caso que usted tenga una lista de asistentes con su información personal y desea limitar la asistencia a los integrantes de esa lista. Los links tienen un tiempo de validez, lo que significa que se puede utilizar por cierto período de tiempo.

En caso de haber suministrado links personales para un webinario fijado para cierto tiempo, usted todavía podrá utilizar la sala para realizar otros eventos, ya que el acceso a la sala con tales links estará bloqueado tanto antes como después del webinario. Sólo un usuario podrá utilizar el acceso a la sala usando tal link personal.

Mientras que el link esté activo, el asistente podrá entrar a la sala todas las veces que lo utilice.

El programa está al tanto por adelantado de todos los participantes con sus links personales y permite la entrada con base a la lista. Si algún participante comparte el link con otros, de todos modos sólo una persona podrá participar en el webinario, por ejemplo, la persona que sea el primero en utilizar el link. Por lo tanto, se aplica la regla “un link – un asistente”.

 Creación de links personales para participantes

Si usted tiene una lista de asistentes con datos personales y quisiera limitar el ingreso a sólo los integrantes de la lista, vaya a la sección “Mis conferencias” y haga clic en el botón “generar” en la línea “Usted puede generar links personales para ingresar a su conferencia”.

Para crear links personales para los asistentes, haga lo siguiente:

  1. Escriba o pegue los datos de los asistentes dentro del campo de texto. Nombre y apellido u otro criterio significativo que pueda usar como dato del usuario – esta información se mostrará como el nombre en la sala. Debe haber un espacio entre la información que pertenece al mismo usuario (p. ej. entre el nombre y el apellido), mientras que se debe usar una nueva línea para cada usuario diferente.
  2. Cuando sea necesario, puede limitar la validez del link a un período de tiempo poniendo una marca en “Limitar validez del link” y definiendo el período de tiempo en que el link será válido. Ni antes, ni después de ese periodo el usuario podrá ingresar a la sala.
  3. Haga clic en el botón “Generar”.
  4. Copie los links que aparecen en el campo de texto para cada participante. Después podrá pegar el link copiado en el texto de su correo o compartirlo usando cualquier método que le sea conveniente.

Además, usted podrá enviar links personales a sus suscriptores utilizando el sistema de correo de MyOwnConference. Para ello, vaya a “Mis invitaciones” – “Mensajes”.

 

Cuando cree un email o modifique su configuración, haga clic en el botón “Variables”. En la lista que se despliega, seleccione “Autologin link for suscriber” (Link de acceso automático para el suscriptor. El sistema creará un link personal para cada mensaje que envíe.

 

Información Adicional

Si usted no ha encontrado la respuesta a alguna de sus preguntas, le invitamos a ver otros materiales de entrenamiento y tutoriales en video.

Aquí usted encontrará las respuestas a preguntas frecuentes.

Si usted quiere contactar el departamento de soporte técnico, haga clic sobre el botón con la imagen de un auricular ubicado en la parte superior derecha de la pantalla y se abrirá un cuadro de diálogo para el soporte online.