invitados

Muchos organizadores de videoconferencias saben bien que la cantidad de asistentes es dos veces menos gente que el número de los que se registran. Basados en su investigación, Adobe da números aún más pesimistas, mostrando que solamente 30-40% de las personas registradas finalmente participan de la conferencia.

Las razones para ello varían desde el olvido, cambiar de opinión, a abrir demasiado tarde el email de la conferencia.

Así que, ahora vamos a considerar algunas formas de motivar a los invitados a participar en su próxima conferencia y así aumentar la asistencia.

1. Pida a sus invitados que agreguen la conferencia en sus agendas y calendarios

La planificación y el manejo del tiempo es una necesidad de cualquier persona moderna. Es por ello que debe recordar a sus invitados incluir la conferencia en su lista de quehaceres.
Por ejemplo, al completar el formulario de registro un invitado podría recibir el ofrecimiento a incluir la conferencia en su Calendario Google o en Outlook.

2. Cobre por hacer disponibles las grabaciones de las conferencias

Esto es lo que hacen algunas compañías, p. ej. Zillion. Por norma, ellos realizan conferencias gratuitas. Sin embargo, para que uno pueda mirar una conferencia grabada deberá pagar. Este método es excelente para motivar a los usuarios a no perderse las conferencias que les interesan.

3. Recordatorios por email

Las personas se olvidan. Su deber es recordarles de su conferencia. De hecho, la manera más simple de hacerlo y de mayor propagación es enviando un email. Es mejor enviar el email conel link de la sala de conferencias dos veces, el mismo día del evento. Esto va a aumentar la probabilidad de que los invitados vean el email a tiempo para la conferencia.
Debe decidir el intervalo de tiempo entre los envíos, éste puede ser de dos horas, una hora, 30 o 15 minutos.

4. Envío de SMS o llamadas de recordatorio

El acceso inmediato a los emails no es una realidad en muchos casos. Pero esto no es así cuando hablamos de teléfonos celulares, los cuales generalmente están cerca del usuario. Esa es la razón por la que el envío de mensajes SMS pudiera ser una buena idea. Especialmente teniendo en cuenta que este método es más eficaz que el tradicional envío de emails.

Lamentablemente, es un gran inconveniente tener que solicitar el número telefónico a los usuarios al momento de registrarse; algo que muchos son remisos a dar. El costo del envío masivo de SMS y llamadas depende de la cantidad de números telefónicos. Este método no es barato, por lo que debe medirse su efectividad y la recuperación de la inversión. Por ejemplo, Marketo ofrece recordatorios para las conferencias mediante llamadas telefónicas.

5. Sorteos en las videoconferencias

Los sorteos son notables para atraer más atención y esto está en la naturaleza humana. Es por eso que una conferencia donde se realiza un sorteo tendrá una asistencia mucho mayor. Cuando se escojan los premios, se tomará en cuenta los que son del interés de su audiencia o del ámbito de actividades del autor. Ésta es la manera en que podrá disminuir el número de “cazadores de premios” en la conferencia, p. ej. personas que asisten a su evento tan solo por llevarse un regalo. Libros electrónicos, entradas a conferencias, consultas gratuitas, etc. son estupendos para entregarlos como premios en un sorteo.

6. Descuentos adicionales y regalos sólo para participantes

Hágales saber a sus invitados que por asistir a la conferencia van a tener acceso a información importante. Por ejemplo, que podrán obtener un código promocional para un descuento, un libro electrónico, un video, o cualquier otra cosa sólo si asisten al evento.

Tiene sentido entregar certificados y regalos solamente a aquellos que hayan participado.

7. Haciendo preguntas de antemano

Dele a sus invitados la oportunidad de realizar preguntas al orador antes de la conferencia, p. ej. por email o Facebook. Pero, no olvide mencionar que las respuestas serán dadas únicamente en la conferencia. Así, los invitados que hayan enviado sus preguntas, tendrán una motivación adicional para asistir a la conferencia.

8. Agregue curiosidad y expectativa

La atención a las conferencias tradicionales en ocasiones se refuerzan con palabras como “orador secreto”, “tema sorpresa adicional”, etc. ¿Por qué no agregar también un poco de curiosidad y expectativa al anuncio del evento? Dígale a la gente que en la conferencia se presentará un invitado misterioso o que se ofrecerá una técnica secreta. La antes citada Zillion, agrega expectativa al nombre de la conferencia así como en su anuncio, por ejemplo: “La lista secreta de un orador”.