En este mundo moderno de avances extraordinarios de la tecnología, todas las acciones diarias de uso corriente en nuestros negocios van siendo reemplazadas por el mundo virtual de Internet. Lo mismo es verdad en cuanto a las conferencias. Cada especialista sabe cuán importante son las conferencias en términos de progreso al discutir perspectivas, intercambiar ideas y resolución de problemas. Actualmente tenemos una versión online de conferencias que ahorran un montón de tiempo y dinero y permiten gestionar mejor los negocios. Desde este punto de vista, las conferencias web son una herramienta muy poderosa que nos provee la tecnología moderna.

Por lo tanto, ¿qué son exactamente las conferencias web? ¿Cómo funcionan? ¿Qué beneficios otorgan a las personas y las empresas?

¿Qué son las conferencias web?

Las conferencias web son reuniones online con una cantidad ilimitada de participantes que pueden discutir problemas, compartir documentos, ver juntos sitios web, intercambiar ideas sobre diferentes temas, etc., a través de la red global.

Generalmente, estas conferencias se realizan usando un navegador de Internet y usando servicios especializados. Hablando de las conferencias web, sería imposible ignorar las salas virtuales que están llegando a ser muy comunes hoy en día. La sala virtual es una aplicación que se ha hecho especialmente para realizar conferencias web, seminarios y otras transmisiones en línea.

¿Cómo funcionan las conferencias web?

Consideremos ahora el proceso de una conferencia web.

1. Para realizar conferencias web el organizador debe enviar invitaciones o notificaciones sobre la conferencia a los potenciales participantes así como una guía para la instalación de la aplicación.

2. Cada conferencia web se basa en un programa o plan. El programa se envía de antemano a los participantes para que se familiaricen con la lista de los temas que se discutirán y su orden.

3. En la conferencia web, se tiene la oportunidad de:

  • Planificar e invitar otros participantes;
  • Comprobar la presencia y disponibilidad de los participantes;
  • Compartir la pantalla: brindar acceso a la pantalla y a diferentes aplicaciones que se utilizan durante la conferencia;
  • Usar la pizarra que permite una demostración visual y el análisis de las ideas.
  • Mostrar presentaciones: cada orador hace una presentación acerca de un tema particular y lo demuestra a los otros participantes;
  • Navegar conjuntamente sitios y páginas web para hallar cualquier información adicional o datos necesarios acerca de los problemas en discusión;
  • Proporcionar anotaciones;
  • Chat de texto: todos los participantes pueden discutir algunos temas sin interrumpir la oratoria;
  • Moderar la conferencia. Casi todas las conferencias, seminarios y otros eventos similares están llenos de negociaciones y discusión. Siempre hay algún participante que no respeta las reglas de participación o a los demás. Por ello es necesario tener un moderador que regule la discusión y les recuerde a todos seguir las reglas;
  • Disfrutar los beneficios de la conexión VoIP (voz) y de video;
  • Grabar la conferencia web. Las ideas valiosas son grabadas y distribuidas posteriormente. Algunos participantes pueden perderse la reunión o parte de ella. La grabación es útil para recuperar la información presentada. También las redes sociales actualmente brindan enormes oportunidades para mostrar los videos y conseguir mayor cantidad de público. Dependiendo del propósito y contenido, las conferencias web pueden ser publicadas en las redes sociales para hacerlas disponibles a un número mayor de personas.

Condiciones esenciales para una conferencia web exitosa

Durante la conferencia web o al tiempo de su preparación, los siguientes aspectos técnicos juegan un rol fundamental:

1. Buen sonido. Es mejor utilizar auriculares USB para asegurar un buen sonido. Garantiza que no haya ruido ambiental ni eco, algo que es muy común en las transmisiones online.

2. Ambiente tranquilo. Indudablemente, cualquier ruido o habla que no esté relacionada con la conferencia distrae la atención, por lo tanto, los participantes prefieren salas libres de ruidos.

3. Video claro. Es necesario también tener conocimientos básicos de operador de video para hacer una transmisión perfecta. Una iluminación adecuada y la ubicación correcta de la cámara de video logran una conferencia que resulta cómoda de observar, logra el objetivo de contribuir a una mejor percepción de la información y facilita la comunicación. Como resultado, mejora la eficiencia de la discusión y las presentaciones.

Algunos expertos en conferencias web prestan atención hasta en los detalles como la ropa o el mejor lugar de la pantalla para mostrar documentos. Éstos afirman que la vestimenta no debe ser muy brillante, ya que luce borrosa en la pantalla. También prefieren mostrar documentos en la parte superior de la pantalla, puesto que ayuda a lograr un mejor contacto visual.

Éstos son detalles aparentemente insignificantes que sin embargo afectan la impresión e interacción en general.

Las conferencias web son una excelente herramienta en términos de proyectos de colaboración y trabajo en equipo que incluyen participantes de todas partes del mundo. De hecho, ellos tienen la oportunidad de discutir y cooperar efectivamente mientras permanecen en su propio lugar de trabajo frente a su propia computadora y sin desperdiciar tiempo en viajar o trasladarse a un lugar en particular.

En realidad, los beneficios de las conferencias web son enormes. Su tecnología brinda todas las ventajas para poder organizar conferencias online dinámicas y efectivas.