Invitación de participantes

Contenido

 

Introducción

Sería impensable realizar un webinario sin participantes. En este Manual, usted aprenderá a usar el servicio de MyOwnConference para la organización de la correspondencia, recolección de datos de los participantes, creación del formulario de Registro y la página de Captura y la organización del pre-registro para la videoconferencia.

 

Crear un Link de Invitación

Los participantes necesitan recibir un link específico para entrar a una sala. Usted puede hacerlo disponible para todos publicándolo, por ejemplo, en su sitio web o las redes sociales.

En la sección “Mis conferencias” del Panel usted puede copiar un link y enviarlo a sus participantes. Este link es permanente y no cambia después de finalizar el webinario.

 

El link tiene el siguiente formato:
https://go.myownconference.es/315820145

 

Para compartir un link de invitación usted tiene que:

  1. Presione “copiar link” en la línea – Usted puede copiar link para invitar participantes a su conferencia.
  2.  Al hacer clic en ese botón.
  3. Luego use la combinación CTRL + V para pegar el link en el campo correspondiente del navegador.

 

Cambiar el Link de la Sala

En “Mis Conferencias” usted puede cambiar el link en “configuraciones”.

Por ejemplo, https://go.myownconference.es/negocios. Usted puede usar tanto números como letras del alfabeto.

 

Si usted cambia el link de la sala, el anterior no estará disponible. Usted no debe modificar el link de la sala durante una transmisión o conferencia porque sus participantes serán expulsados de la sala.

 

Organización del Registro Previo al Webinario

Hay otra manera también: usted puede enviar el link de la sala después que el participante se haya registrado. En este caso, puede enviar el link vía email. La ventaja de este método es que aun si el participante no asiste al webinario, usted todavía tendrá su información de contacto. Estos datos pueden utilizarse para el marketing por email.

El registro de los participantes al webinario se puede realizar usando las siguientes herramientas:

  1. Formularios de Registro, que pueden colocarse en el sitio web del organizador (en su sitio web) como código HTML.
  2. Páginas de Captura, que son páginas web independientes representadas por un link (URL) y pueden ser publicadas en forma de texto o como un botón en sitios web y redes sociales.

Formulario de Registro

En la sección “Mis invitaciones” usted puede crear páginas de captura y formularios para el registro previo de usuarios, enviarles a los participantes mensajes de recordatorio del siguiente evento y administrar la base de datos de los suscriptores.

Tales formularios, donde los usuarios pueden escribir sus datos como su nombre, email, teléfono, género, etc. Pueden crearse en “Formularios de registro” haciendo clic en “Añadir un nuevo formulario”.

 

 

Esconvenientequeelformularioderegistrosealomássimpleposibleycontengatansóloelnombreyelemail. Informaciónadicionaldelusuariosepuedesolicitarduranteeleventomismousandoelchatyhaciendoconcursos.

 

En el lado izquierdo de la ventana se puede escoger un diseño del formulario. También es necesario especificar, en la columna de la derecha, un nombre al formulario, sus elementos y los campos para ingresar la información. Haga clic en “Guardar” después de realizar los cambios.

 

 

 

El formulario de registro puede colocarse en su sitio web utilizando el código HTML en su página web.

Otra popular manera de invitar es utilizando una página de captura especial. Usted puede colocar un link a su página de captura en las redes sociales.

 

Página de Captura

Una página de captura, es una página web que contiene información acerca de un producto o servicio e incentiva al visitante a tomar una acción (registrarse, hacer una compra, etc.).

 

Es importante incluir unallamada a la acciónen una página de captura. Por lo tanto, es mejor evitar la tan común palabra: “regístrese”, o la frase: “asista al webinario”. Es mucho mejor utilizar llamadas a la acción relacionadas directamente con el tema del webinario, por ejemplo: “conviértase en el mejor redactoroaumente su conversión al doble”.

 

Crear la Página de Captura en MyOwnConference

 

Recuerde que usted no podrá crear una página de captura sin antes tener formularios de registro preparados.

 

Para la creación de una página de captura, haga clic en el botón “Agregar una nueva página de captura”. En la ventana emergente ingrese el nombre y la descripción de una página, y también agregue un formulario de registro. En “Tema de la página” elija una de las 10 plantillas.

 

 

Después de crear una página, agregue información básica del webinario en “Descripción de la página”.

 

Si usted desea realizar cambios en el diseño de la página de aterrizaje, use el editor visual.

 

Mensaje Posterior a la Suscripción

Después de llenar los campos del formulario de registro, los usuarios recibirán un email para verificar la dirección y confirmar la suscripción a sus correos.

 

¡Muy Importante! Este mensaje es enviado automáticamente. Asegúrese que la configuración y el texto del mensaje sean correctos, y si es necesario, modifíquelos. Este paso es muy importante para que sus suscriptores comprendan que el mensaje es suyo y que deben dar su consentimiento para recibir sus correos.

 

Para esto, en la sección “Mis invitaciones” del Panel seleccione “Configuraciones”. Luego edite la información en cada una de las pestañas.

 

 

 

AlgunossistemasdeemailqueutilizanDMARCnopermitenqueespecifiquesudireccióndeemail.

 

Llene “Email para mensajes de prueba”. En “Mis invitaciones” usted puede enviar un mensaje de email de prueba a la dirección especificada. Esto le permitirá ver su mensaje.

Agregue el texto necesario en “Adicional” bajo la línea: “Texto para la página de activación por defecto”. También, en esta pestaña puede cambiar el nombre del link de activación, de cancelación de la suscripción y de “marcar como spam”.

 

 

Por favor, indique el idioma que usará en sus correos a sus suscriptores en “Mensaje de activación”.

 

 

La confirmación de la suscripción es necesaria para evitar tener direcciones inexistentes en su base de datos. También, reduce significativamente la posibilidad de que sus emails vayan a la carpeta de Spam. Asegúreles a sus futuros suscriptores que sólo recibirán de usted la información oportuna y necesaria.

 

Usted también puede activar el envío de un mensaje de confirmación para los nuevos suscriptores a su lista de contactos. Para hacerlo seleccione la opción Active este mensaje para confirmar la suscripción. Especifique un asunto, el idioma y el texto del mensaje.

 

 

Organización de la Recolección de Datos de los Participantes

En la configuración de “Mis conferencias” usted puede habilitar campos adicionales obligatorios para la ventana de entrada a la sala del webinario (email, Skype).

El sistema verifica la existencia de los emails ingresados y en caso de que el usuario indique uno inexistente, después de entrar a la sala será expulsado.

 

 

Para esto, en “configuraciones” usted puede marcar las siguientes opciones:

  • Solicitar a los participantes introducir su dirección de email
  • Prohibir acceso sin haber ingresado un email
  • Rechazar participante si utiliza una dirección de email no válida
  • Solicitar a los participantes introducir su nombre de Skype
  • Prohibir acceso sin haber ingresado el nombre de Skype

 

 

Si se habilitan campos adicionales, los participantes deberán llenarlos antes de entrar a su webinario.

Esto le permitirá obtener datos de los participantes que podrá utilizar para enviarles mensajes a través del sistema correo integrado. De esta forma, podrá continuar trabajando con ellos con posterioridad al webinario. Todos los datos ingresados por los participantes los obtiene en la sección “Mis invitaciones”, en “Suscriptores”.

 

Participantes Registrados y el Trabajo con Ellos

La lista de sus participantes y todos sus suscriptores, así como toda la información se encuentran en la sección “Mis invitaciones”, en la opción “Suscriptores”. Aquí encontrará toda la información recogida a través de:

  • Formularios de registro y páginas de captura.
  • Campos del ingreso a la sala del webinario.
  • Suscriptores, cuya información usted ingresó manualmente.
  • Importación de base de datos de suscriptores.

 

 

En Información usted puede ver el estado de cada suscriptor:

Suscripción activa” – el participante se ha registrado con éxito para recibir sus correos.

Esperando para suscribirse” – el participante no ha confirmado aún su suscripción.

Email no existente” – el participante ha introducido un email no existente.

Cancelado” – el participante canceló su suscripción.

 

Exportación de la Base de Suscriptores

Usted puede descargar la lista de suscriptores a una computadora y trabajar con ella utilizando otros servicios o para corregir la información manualmente. Para esto haga clic en “Exportar a CSV”. En la ventana emergente elija la información que desea guardar y seleccionar por campos separados.

 

 

También puede exportar, no solo la base de suscriptores completa sino solamente una parte, de acuerdo con los parámetros especificados. Para ello, en la pestaña “Filtro”, marque “Filtre los suscriptores” y luego elija lo que desee quitar de la lista de exportación. La descarga comenzará automáticamente al dar clic a “Guardar”.

 

 

El archivo se guarda con el formato CSV con codificación UTF-8. Usted puede abrirlo con la aplicación Hojas de Cálculo de Google. Para hacerlo vaya al link de Google Drive en https://www.google.com/intl/es/drive/, haga clic en el botón NUEVO y seleccione “Subir archivos”.

En la ventana emergente, seleccione el archivo CSV. Después de la descarga haga clic sobre el archivo con el botón derecho y vaya sobre “Abrir con”. Seleccione Hojas de Cálculo de Google. El archivo abrirá en una nueva pestaña del navegador.

 

 

Importación de la Base de Suscriptores

Si usted ya posee una base de datos de emails, usted puede importarla en el sistema de correo de MyOwnConference. Para ello usted debe contactarse con el soporte técnico a support@myownconference.es. En su mensaje usted precisa suministrar: una lista de suscriptores en formato CSV y capturas de pantalla que confirmen el uso de esta base de datos en otro sistema.

 

Invitación de Participantes

Cómo Crear un Envío de Invitaciones por Email

Usted puede difundir la información acerca de su webinario y suministrar el link para la sala usando un sistema de correo. Puede utilizar un servicio de terceros o el servicio de envío de emails de MyOwnConference. Aquí abajo encontrará las instrucciones para configurar un envío de invitaciones por email.

También puede preparar una secuencia de mensajes para que los participantes reciban un recordatorio cada cierto tiempo antes del webinario.

En la sección “Mis Invitaciones” vaya a “Mensajes” y haga clic en “Agregar un nuevo mensaje”. En la ventana emergente ingrese el asunto, fecha y hora del envío, así como el texto del mensaje. Por ejemplo, si su conferencia es a las 18:00, entonces fije la hora de envío a las 17:30. Luego confirme la acción haciendo clic en el botón “Guardar”.

 

 

 

Enviando Mensajes Antes y Después de un Webinario

Usted puede configurar la secuencia de mensajes que estarán enlazados a un webinario específico a cierta hora antes y/o después del evento de acuerdo con la programación.

Para hacer esto vaya a “Programa de conferencias” y haga clic en “Agregar una nueva conferencia al programa de conferencias” o “Programe un evento” en el Panel.

 

 

En la pestaña “Notificaciones” usted puede seleccionar o crear un nuevo mensaje. Especifique la hora del envío para cada mensaje. Seleccione la opción “Enviar notificación a todos los suscriptores”. Luego de clic en el botón “Agregar”.

 

Si usted elijeEnviar notificación a todos los suscriptores”, el mensaje se enviará a todos los suscriptores previamente registrados en su base de datos.

Usted puede editar las invitaciones que haya creado, enviar suscriptores o enviar un mensaje de prueba a su email en la sección “Mis invitaciones”, en “Mensajes”.

 

 

No debería limitarse sólo a enviar el mensaje de recordatorio del horario de comienzo y el link de la sala. También es posible configurar una secuencia de mensajes que puedan ayudarle a desarrollar su estrategia de marketing.

 

Additional Information

Si usted no ha encontrado la respuesta a alguna de sus preguntas, le invitamos a ver otros materiales de entrenamiento y tutoriales en video.

Aquí usted encontrará las respuestas a preguntas frecuentes.

Si usted quiere contactar el departamento de soporte técnico, haga clic sobre el botón con la imagen de un auricular ubicado en la parte superior derecha de la pantalla y se abrirá un cuadro de diálogo para el soporte online.