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Así que, usted quiere realizar Videoconferencias.

El servicio MyOwnConference le provee todo lo que usted necesita: la sala de videoconferencias, todas las herramientas necesarias y el soporte técnico calificado.

En este manual le explicaremos como configurar su sala de conferencias, agregar presentadores y todos los materiales necesarios para su seminario web.

Primeramente, usted necesita registrarse con el paquete de prueba de MyOwnConference en nuestro sitio en “Prueba gratuita” o comprar uno de los paquetes opcionales en la sección “Planes y Precios”.

 

 

Usted puede registrarse en nuestro sitio ingresando su nombre e email, o en un clic al presionar el botón de las redes sociales Facebook o Google+.

 

 

Después de registrarse, recibirá un mensaje en su bandeja de entrada del email para que pueda ingresar al sistema.

Usted debe ir desde la página web a la sección “Ingresar” para entrar en su cuenta de MyOwnConference o usar el link https://cp.myownconference.es/.

 

Cómo Crear una Sala de Videoconferencia

La sala de videoconferencias es una página web donde usted puede realizar un seminario, conferencia o reunión online, y de hecho, es similar a un evento presencial. Un presentador puede mostrar a sus estudiantes los materiales adicionales, dibujar en un pizarrón interactivo, utilizar un señalador, etc. También, los participantes pueden interactuar con el presentador, hacer preguntas vía chat de texto o por altavoz.

 

Tenga en cuenta, por favor, que usted no adquiere un determinado número de conferencias, ni tampoco una conferencia, sino un lugar donde usted puede realizar todos sus eventos de duración indefinida, dentro de un determinado período de tiempo.

Esta sala está disponible para ser visitada en cualquier momento a menos que usted la configure de otra manera.

Haga lo siguiente para crear una videoconferencia en su sala:

  1. Escoja “Mis Conferencias” en el Panel;
  2. Configure y guarde los ajustes de la sala.


En el caso de tener un paquete con varias salas, haga lo siguiente:

  1. Escoja: “Mis ‘Conferencias” en el Panel;
  2. Haga clic en “Añadir una nueva habitación”;
  3. Complete el formulario de configuración y de clic para Guardar los ajustes.

Principales Ajustes de la Sala

Demos un vistazo a las opciones de ajuste disponibles en el servicio MyOwnConference.

Siempre puede realizar cambios a sus ajustes en “Mis conferencias”, o en la página principal del Panel. Para hacerlo, de clic en “configuraciones” debajo del título de su sala.

 

 

Configuraciones Generales

Primero, rellene los campos requeridos en la pestaña “General” de las “configuraciones” de su sala.

 

 

Nombre – El nombre o título de la conferencia que se mostrará en la sala. El tema puede cambiarse tantas veces como sea necesario.

Link de la sala – un enlace a la sala de conferencia. Solo la última parte del link puede modificarse. Por ejemplo, si usted escribe “reuniones” como alias de su sala, el link de la sala será: https://go.myownconference.es/test

 

Si usted cambia el link de la sala, el anterior no estará disponible. Usted no debe modificar el link de la sala durante una transmisión o conferencia porque sus participantes serán expulsados de la sala.

 

Contraseña – Es posible crear y cambiar una contraseña para ingresar a la sala. Si usted deja el campo en blanco, no será necesario utilizar contraseña para ingresar.

Google Analytics ID – Le permite conectar Google Analytics a su sala y hacer el seguimiento de la asistencia a la conferencia con el servicio de Google Analytics.

Idioma predeterminado – el idioma de la interface de la sala. Es posible elegir el idioma que se mostrará en la sala a sus asistentes. Si usted escoge “auto” la sala definirá el idioma del usuario y mostrará ese idioma. También un participante puede, cuando entra a la sala, elegir otro idioma más adecuado para él.

Activar el código de inserción para la conferencia – Habilita la función de integrar la sala a su sitio web.

 

Configuraciones para los Participantes

En la pestaña “Configuraciones globales”, usted puede elegir las acciones permitidas a los participantes. Puede establecer una serie de opciones que estarán disponibles para sus invitados al escogerlas de la lista.

 

Si usted coloca una marca delante de la opción, queda habilitada.

 

Le recomendamos dejar habilitadas las funciones del chat, mostrar la lista de los participantes y posiblemente la de hacer preguntas y solicitar hablar. Asegúrese de que las siguientes opciones estén marcadas:

  • Mostrar la lista de participantes
  • Mostrar el botón “Hablar”
  • Mostrar el botón “Preguntar”
  • Mostrar el botón “Solicitar hablar”
  • Mostrar el chat público

 

 

Veamos todas las opciones disponibles:

Mostrar cantidad de asientos disponibles – muestra a los participantes la cantidad de asientos libres cuando ingresan a la sala.

Mostrar nombre únicamente – no se permiten dos asistentes con el mismo nombre en la sala.

Permitir compartir el link a la conferencia – los participantes recibirán un link para entrar al webinario que podrán compartir con otros.

Mostrar la lista de participantes – los participantes al webinario verán la lista de los asistentes. Los presentadores siempre ven la lista de los asistentes.

Mostrar las banderas de los países en la lista de usuarios – delante de cada participante se mostrará la bandera del país desde donde se conecta al webinario.

Mostrar el botón “Hablar” – los asistentes saldrán al aire al usar el botón “Hablar”.

Si esta opción está deshabilitada, igualmente los presentadores pueden invitar a los participantes a hablar.

Mostrar el botón “Preguntar”– un participante puede hacerle una pregunta al presentador.

Mostrar el botón “Solicitar hablar” – un participante puede avisarle al presentador que quiere hablar.

Mostrar el chat público – los participantes podrán ver y usar el chat de texto.

Guarde mensajes cortos, ambiguos (+/-, etc.) – le permite guardar el historial del chat, hasta el mínimo detalle.

Desactivar el reproductor de audio/video en el chat – deshabilita la reproducción de archivos de audio/video en el chat de texto.

Si esta opción no está desactivada, usted podrá ver los links que dirigen a los archivos multimedia. Dicho de otro modo, éstos se verán como objetos que pueden ser reproducidos con el programa adecuado.

Visualización los botones de las redes sociales – permite a los participantes entrar al webinario a través de la red social.

Solicitar a los participantes introducir su dirección de email – le permite modificar el formulario de registro de los participantes de modo que ingresen una dirección de email.

También puede pedir a los participantes que entren su usuario Skype y no permitir la entrada a usuarios que no hayan entrado su dirección de email o usuario Skype.

Iniciar automáticamente la grabación en la sala – Con esta función activada no tendrá que preocuparse de olvidarse de iniciar la grabación del webinario.

Configuraciones para invitados sin moderadores se activan cuando no hay presentador en la sala pero ya hay participantes presentes.

Mostrar el botón “Hablar” – los participantes podrán salir al aire.

Mostrar el chat público – los participantes podrán ver el chat de texto y comunicarse a través de él.

 

Cómo Modificar la Apariencia de la Sala

Usted puede modificar la apariencia de la sala a su gusto en “configuraciones”, en la pestaña “Vista personalizada”.

 

 

  • Si usted marca Usar diseño minimalista, sus iconos ocuparán un espacio mínimo y no mostrará los títulos.
  • Seleccione uno de las 18 combinaciones de color en Tema.
  • Escoja dónde colocará la imagen de webcam en Posición de la webcam.
  • En Imagen de inicio (Splash) usted puede elegir una imagen como fondo del formulario de registro a su webinario.
  • Suba una imagen para usar como Fondo para conferencias grabadas. Durante el webinario sus participantes no la verán.
  • Puede subir una imagen para un logotipo y un banner desde su computadora. El banner estará ubicado en la parte superior de la sala. El logotipo estará en el ángulo superior izquierdo pero sólo se mostrará en el modo de “diseño minimalista”.
  • En los campos URL de la imagen del banner y URL de la imagen del logo usted puede escribir la dirección de una página web que sus participantes verán al hacen clic en el banner o el logotipo.
  • En URL de la página de cierre, usted puede entrar la dirección de una página web que se abrirá cuando sus participantes hagan clic en el botón para Salir situado en el ángulo superior derecho de la sala. Esta página puede abrirse en una nueva ventana si usted marca la opción Abrir en una nueva ventana.

 

Ponga atención en el tamaño recomendado para las imágenes. Para la Imagen de inicio (Splash) elija la imagen de mayor tamaño.

 

Cómo Crear un Mensaje de Bienvenida

Mensaje de bienvenida o saludo – Texto o mensaje de video que aparece cuando usted ingresa a la sala del webinario y no hay un moderador presente. Todos los invitados verán este mensaje hasta que uno de los presentadores ingrese a la sala.

Es posible permitir a los invitados ingresar a la sala cuando configure el mensaje de saludo. Si usted activa la opción de ingresar, el invitado verá dos botones, “Entrar” y “Salir” en la ventana con el mensaje del saludo. Si la opción de ingresar no está activada, el visitante sólo verá el botón “Salir”. Si el da clic, volverá a la página de ingreso.

 

 

Haga lo siguiente para configurar el mensaje de bienvenida:

  1.  En el Panel, en la sección Mi Conferencia, dé clic en el botón “configuraciones”.
  2.  Vaya a la pestaña “Saludo”.
  3. Marque la opción “Mostrar el mensaje de bienvenida antes del comienzo de la conferencia”.
  4. Permitir el ingreso a la sala. Si usted desea impedir que se ingrese a la sala hasta que al menos haya un moderador presente, desmarque la opción “Permitir entrar a la conferencia”.
  5. Entre su mensaje de saludo o bienvenida para los visitantes.
  6. Agregue un video previamente descargado o una grabación de audio o video de YouTube.
  7. Haga clic en “Guardar” para conservar los ajustes.

 

 

A partir de ahora los visitantes verán el mensaje de bienvenida cuando ingresen al webinario.

El mensaje desaparece automáticamente al entrar uno de los presentadores.

 

Recomendamos escribir el día y la hora de la siguiente conferencia en el mensaje de bienvenida, así mismo los detalles de contacto de un presentador.

 

Cómo Agregar un Presentador

En “Mis moderadores” podrá encontrar el link para un presentador, el cual fue generado automáticamente por el sistema al tiempo de crearse la cuenta. Usted puede utilizar este link para entrar como moderador (presentador, orador) a la sala del webinario.

No hay diferencia entre los roles de moderador y presentador en MyOwnConference. Tanto un moderador como un presentador pueden salir al aire, hacer una grabación y supervisar el chat. Por ello, usted puede agregar o invitar colaboradores a la conferencia en “Mis moderadores”.

 

Haga lo siguiente para agregar un nuevo moderador:

  1. Seleccione “Mis moderadores” en el Panel
  2. Haga clic en “Agregar un nuevo moderador”
  3. Agregue un nombre en “Nombre para mostrar”. El nombre del presentador debe tener al menos 2 caracteres.
  4. El “Moderador” se crea automáticamente. Usted siempre puede modificarlo. Este nombre será utilizado por el moderador al ingresar en la sala.
  5. El sistema generará una contraseña que deberá utilizar el presentador para ingresar a la sala. Siempre puede modificarla. La contraseña debe tener al menos 6 caracteres. Marque “mostrar contraseña” si quiere asegurarse de que la contraseña ingresada es la correcta.
  6. Haga clic en el botón “Guardar”.

 

Se puede crear un número ilimitado de moderadores, pero la trasmisión simultánea durante el webinario solo será posible para hasta 10 personas usando un paquete pago y para 2 en un paquete de prueba.

Tenga en cuenta que cada presentador ocupa el primer puesto en la sala.

 

Al agregar un nuevo moderador, usted puede copiar el link y enviárselo para que pueda conducir una o más sesiones.

 

El link de presentador es individual y diferente para cada presentador.

Ahora usted puede invitar a un presentador. Para hacerlo, elija una de las siguientes opciones: copiar link o enviar una invitación.

 

 

Usted puede copiar y enviar un link en — Usted puede copiar link para invitar a un moderador a su conferencia. Este link es permanente y no cambia después de terminar el webinario.

 

El link sigue la siguiente forma: https://go.myownconference.com/14549543/moderator/U3Rhbmlz

 

También puede enviar un link de manera automática al presentador.

Si usted hace clic en “enviar” en la línea: – Usted puede enviar al usuario una invitación para ser moderador en la conferencia, usted necesitará entrar el nombre y dirección de email para enviar la invitación.

 

 

Entonces el presentador que usted ha invitado recibirá un mensaje de email para entrar en la sala como moderador.

 

Avatar del presentador

Cuando usted crea un nuevo presentador puede configurar varios parámetros para él como un avatar para la cámara (foto o dibujo) y un avatar en la lista de participantes.

Avatar en la lista de asistentes – Es una imagen gráfica para mostrar en lugar de la bandera del país en la lista de asistentes. Lo mejor es cargar una imagen de 19×19 pixeles. Una imagen que tenga otro tamaño puede mostrarse incorrectamente en la sala.

Avatar para la webcam – será mostrada en la sala cuando el presentador habla sin utilizar la cámara web. El tamaño recomendado para esta imagen es de 320×240 pixeles.

Usted puede asignar el avatar al tiempo de crear al nuevo moderador. Posteriormente, un avatar puede configurarse en el menú “configuraciones”.

 

 

Un orador/moderador que fue creado al tiempo de registrar la cuenta no puede ser eliminado en MyOwnConference porque está directamente relacionado con la cuenta. Si un presentador está asignado a una conferencia automática tampoco podrá ser eliminado porque debe moderar en dicha conferencia.

Si usted desea limitar la entrada a la sala del webinario de algún moderador/presentador, haga clic en el botón “denegar acceso a la conferencia” debajo de su nombre. De esta manera usted elimina la posibilidad de que entre accidentalmente a la sala en el momento equivocado.

 

Cómo Crear un Link para Invitar Participantes

En “Mis conferencias” usted puede copiar el link y enviarlo a sus participantes

Este link es permanente y no cambia al terminar el webinario.

 

El link tiene el siguiente formato: https://go.myownconference.com/315820145

 

Si usted desea compartir el link para invitar personas al webinario:

  1. Presione “copiar link” en la línea– Usted puede copiar link para invitar participantes a su conferencia.
  2.  Al hacer clic en ese botón usted verá un link que puede copiar presionando CTRL + C, o poniendo el mouse sobre el link que se muestra, presionar el botón derecho del mouse y seleccionando la opción Copiar.
  3. Luego use la combinación CTRL + V para pegar el link en el campo correspondiente del navegador.

Agregar Materiales para un Webinario

Agregar Documentos y Presentaciones

Haga lo siguiente para cargar los documentos a la sala del webinario:

  1. En la sección “Presentaciones”, dar clic en el botón “Agregar Archivos”.
  2. En la ventana que se abre navegar y seleccionar uno o varios archivos.
  3. MyOwnConference acepta los siguientes formatos de archivos: PDF, PPT, PPTX, PPTSX, PPSX, ODP, PNG, JPG. El tamaño máximo aceptado para el archivo es de 50 mb.
  4.  De clic en el botón “Abrir” (Open).

Habrá un proceso de conversión después de la descarga del archivo. El tiempo de la conversión depende del tamaño del archivo y puede tardar desde unos pocos segundos hasta 10 minutos. El documento aparecerá en esta sección y en la sala después de su conversión.

Si usted tiene varias salas en su cuenta, puede especificar en cuál de las salas quiere descargar el documento.

Puede escoger a qué presentador le asignara este documento o hacerlo disponible a todos los presentadores.

Agregar Audio y Video

Haga lo siguiente para agregar archivos de Audio o Video:

  1. En la sección “Audio y Video”, de clic en el botón “Agregar archivos”.
  2.  Escoja los archivos en la ventana emergente. El tamaño máximo del archivo descargado es 30 Mb. Usted puede agregar los archivos en los formatos: MP3, MP4, FLV, F4V.
  3. De Clic en el botón “Abrir” (Open).

 

Haga lo siguiente para agregar un video de YouTube:

  1. Copie un link. Escoja el video en YouTube y copie el link del video en su navegador.
  2. En la sección “Audio y Video” haga clic en el botón “Agregar un video de YouTube”.
  3. Pegue el link dentro del campo que se aparece mediante las teclas CTRL+V.
  4. Haga clic en el botón “Agregar”.

 

Información Adicional

Si usted no ha encontrado la respuesta a alguna de sus preguntas, le invitamos a ver otros materiales de entrenamiento y tutoriales en video.

Aquí usted encontrará las respuestas a preguntas frecuentes.

Si usted quiere contactar el departamento de soporte técnico, haga clic sobre el botón con la imagen de un auricular ubicado en la parte superior derecha de la pantalla y se abrirá un cuadro de diálogo para el soporte online.