Las videoconferencias son una de las herramientas más útiles para aumentar la popularidad de su negocio, atrayendo a más clientes o inversores. Mucho depende de cuán completa y apropiadamente estén organizadas. Los webinarios no tendrán éxito si el público asistente no puede escuchar o ver al orador perfectamente, o si la conexión a Internet se interrumpe. Sus ideas brillantes y presentaciones bien pensadas no serán captadas por las mentes de los asistentes.

Cualquier inconveniente en la comunicación podría resultar vergonzoso, estropear la impresión general y, consecuentemente, llevar al fracaso total de su evento online. Considere cuán torpe y ridícula es la situación cuando el orador pregunta o dice la misma cosa muchas veces. Se pierde la línea de pensamiento y, como resultado, el webinario se convierte en simplemente un desperdicio de tiempo y pérdida de participantes.
Por eso, una de las etapas esenciales de la organización de webinarios es la selección y configuración de los dispositivos para la realización de las videoconferencias, por ejemplo, la computadora, la cámara web, el micrófono, los auriculares y los altavoces telefónicos.

1. Computadora con conexión a Internet fuerte y estable

Su computadora debería ser, en lo posible, moderna y de alto rendimiento. También, debería tener una buena conexión a Internet. De otro modo, un webinario puede interrumpirse todo el tiempo. Para la recepción de video, como participante, se necesita de al menos 512 Kbps, aunque sin video alcanzará con 256 Kbps. Si usted es un orador, necesitará una conexión con una velocidad de al menos 2 Mbps para transmitir video.

La mejor calidad de conexión a Internet se obtiene a través de cable. Para videoconferencias, la conexión Wi-Fi no es tan confiable como la de cable. Un cable asegura una conexión estable y sin interrupciones durante toda la charla.

También son necesarios algunos programas para realizar webinarios. En primer lugar, necesita de un navegador como el Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera, etc. Otro programa que deberá tener es el Adobe Flash Player.

Si la conexión parece tener sobrecarga, debería cerrar todos los demás programas tales como Skype, u otras pestañas del navegador que no vaya a utilizar. Durante la videoconferencia se desaconseja la descarga o subida de archivos no relacionados con el evento.

2. Camara web

La mayoría de las computadoras modernas vienen con cámara web incorporada. Sin embargo, éstas no garantizan una calidad de video confiable. Así que, si desea asegurar una excelente transmisión de video, es mejor que consiga una cámara web externa de alta calidad. En este caso, será conveniente cambiar la ubicación de la cámara para mostrar otros oradores en la sala.

3. Micrófono

Un micrófono es el dispositivo necesario para transmitir sus ideas. Lamentablemente la mayoría de las computadoras tienen micrófonos incorporados de muy baja calidad. Por lo tanto, si sus intenciones son serias y tiene ciertas expectativas en relación al webinario, deberá conseguir un buen micrófono, de calidad y sonido excelentes. El mercado está repleto de modelos y todos tienen beneficios e inconvenientes.

Hay varias clases de micrófonos: de escritorio, de solapa, inalámbrico, mono-direccional o multidireccional, etc. Su elección debe basarse en sus objetivos, su público y preferencias. Para no confundirse con tantas opciones, puede leer algunos comentarios de clientes que ya los hayan comprado.

4. Auriculares

Un webinario es una interacción en dos sentidos entre los oradores y el público. Para conocer las preguntas de su público usted necesita el dispositivo apropiado, y eso es un auricular que le permita escuchar a la gente durante la transmisión.

Hay excelentes y modernos modelos de auriculares que incluyen micrófono. De hecho, este tipo de dispositivo es la mejor opción para las videoconferencias.

5. Altavoz telefónico

Un altavoz telefónico es un dispositivo para conferencias web que consiste en varios micrófonos multidireccionales, altavoces, un sistema para cancelación de ruido y eco, así como interfaces externas. Es realmente un artefacto muy útil para videoconferencias, especialmente si hay varios oradores en la misma sala. Es posible regular el sonido y aun cambiarlo para diferentes oradores. Recibir y enviar información se hace simultáneamente, lo que asegura un alto nivel de eficacia durante la conferencia. Los altavoces telefónicos también permiten grabar la conferencia. Otra ventaja es que pueden conectarse en cadena, dando así más oportunidades de hablar durante la conferencia.

En la medida que más parlantes, micrófonos y canceladores de eco se incluyen en los altavoces telefónicos, éstos resultan mejores y más versátiles.

Todos los dispositivos para webinarios garantizan una mejor calidad y mayor estabilidad si se conectan a la PC a través de puertos USB.

Todo detalle es importante para lograr un webinario exitoso. Si usted tiene grandes expectativas en su conferencia web, deberá prestar mucha atención a todos los aspectos técnicos: sonido, video y conexión a Internet de alta velocidad. Aun los detalles aparentemente pequeños como la cámara web, el micrófono o los auriculares pueden definir el resultado de su webinario. Así que, vale la pena no escatimar esfuerzos, tiempo ni dinero para disponer de los dispositivos y recursos tecnológicos adecuados para hacer su webinario eficaz y rentable.