Crear una Videoconferencia

Los seminarios web han llegado a ser la mejor manera de llegar a clientes potenciales y mejorar el marketing de su empresa. Aquellos que han utilizado los webinarios en el pasado encuentran que éstos ofrecen muchas ventajas y beneficios para la compañía, idea o producto que se esté presentando.

Estos beneficios incluyen:

1. Generación de más contactos que un anuncio comercial típico.

2. Promoción de más asociaciones comerciales, lo cual resulta en aumentar la base de consumidores.

3. No tener límites en cuanto al alcance geográfico que puede lograr al ser un evento sin fronteras.

4. Aquellos que se registran para ver estos seminarios serán los que están interesados, ya que primero tuvieron que registrarse, así usted se asegura que no estará perdiendo su tiempo porque estará tratando sólo con asistentes interesados.

Para negocios, un seminario web puede probar ser un aspecto beneficioso para cualquier compañía. Puede ser su manera de alcanzar sus metas relacionadas con su trabajo y más allá.

¿Por qué crear una Videoconferencia?

Con todo lo que se ha dicho acerca de los webinarios, ¿por qué crear una videoconferencia en primer lugar? Hay al menos seis razones principales para crear un webinario.

Éstas incluyen:

  • Educar a los clientes y prospectos acerca de un producto, una nueva idea o similar
  • Generar contactos
  • Aumentar su posicionamiento en el mercado al mostrar cuan bien informado está en su área
  • Convertir nuevos contactos en clientes
  • Hacer nuevos contactos que podrían resultar en clientes potenciales
  • Sólo por la alegría de realizar un webinario, la cual es la razón menos probable para realizar una videoconferencia

Si desea seriamente que usted mismo o su empresa luzcan más expertos en el área de su negocio, entonces encontrará que los webinarios son el modo de lograrlo.

Seis pasos para crear una videoconferencia

Crear un webinario no es tan difícil como mucha gente cree. De hecho, esto puede completarse en seis pasos para aquellas personas que seriamente desean hacer una videoconferencia eficaz y asequible.

Paso 1:
Escoja un software de videoconferencias. Tenga presente que usted va a querer utilizar un software que permita mostrar sus webinarios en computadoras Windows y Mac y también en dispositivos móviles como tabletas, celulares, etc. Sus participantes van a acceder a su webinario a través de diferentes dispositivos, de modo que debe considerar de antemano este asunto para evitar problemas después.

Hay muchos programas de videoconferencia en el mercado, de modo que necesitará investigar. Busque uno que se ajuste a su presupuesto y tenga buenas calificaciones de aquellos que lo hayan utilizado antes. Estos programas van a guiarlo paso a paso para asegurar que su conferencia fluya sin contratiempos. Algunos aspectos a considerar con cualquier software de conferencias incluyen:

  • ¿Cuál es el grado de encriptación? Una encriptación de 256 bit es un buen nivel al que apuntar
  • ¿Ofrece la compañía apoyo técnico? Lo mejor es que hayan varias maneras de contactarlos cuando y si surgen problemas.
  • ¿Qué cantidad de participantes pueden asistir con este programa? Un software que admita hasta 60 participantes es muy diferente de aquel que admita hasta 1500. Determine la capacidad que usted precisa y descubra qué opciones le brinda el programa.
  • ¿Cuál es el espacio de disco que dispone? Esto puede hacer una enorme diferencia en cuán extenso puede ser su seminario.
  • ¿Cuánto tiempo le permite grabar sin interrupción?

Paso 2:
Comience a preparar sus videos, diapositivas y notas de presentación. Recuerde que usted va a estar presentándolos, de modo que necesita estar bien organizado para no sólo demostrar fluidez sino para que su público entienda lo que usted está disertando. Puede que quiera pasar semanas en la preparación del proyecto a fin de hacer memorable su seminario. Asegúrese de utilizar nuevas fotos o trabajar usted mismo en la toma de fotografías. ¡Haga que esta actividad resulte atractiva, entretenida y esclarecedora!

Paso 3:
Éste es el paso en el que usted quiere lograr que su conferencia sea anunciada a su público objetivo. Envíe un email a los contactos que usted ya tiene a mano e invítelos. Luego transmita esto a sus contactos en las redes sociales y anímelos a registrarse y compartir esta información con otros. Esta información debe darse con anticipación suficiente a la fecha del evento de modo que sus asistentes puedan marcarlo en sus agendas.

Paso 4:
Una vez de anunciado y mientras todavía quedan algunas semanas o días para que la conferencia tenga lugar, asegúrese de repasar su contenido. Verifique que todo lo que presentará va a estar dentro del tiempo que asignado para este webinario. En otras palabras, usted debe practicar su presentación de la mejor manera posible. Asegúrese de tener en cuenta a su público, que puede no necesitar educación básica, que puede estar más preparado y por lo tanto su contenido debe considerar esta situación.

Paso 5:
Mientras la presentación tiene lugar, asegúrese de interactuar. Mientras esté presentando la información, reserve un tiempo al final para una sesión de preguntas. Asegúrese de saber la respuesta o poder al menos dirigir a la persona a la respuesta correcta. Muchos programas de videoconferencia le ofrecen la posibilidad de usar chat de texto mientras está realizando la presentación o hasta poder usar la voz en la conferencia. Confirme estas características al tiempo de escoger la mejor opción de software para sus necesidades.

Paso 6:
Al finalizar la presentación, asegúrese de enviar a todos sus asistentes un email de seguimiento. Tome esta oportunidad para preguntarles qué fue lo que más les gustó y lo que les pudiera haber disgustado. Esto va a ser de gran ayuda para mejorar sus presentaciones futuras.

Como puede ver, un webinario no es tan difícil de hacer como mucha gente piensa. De hecho, con el programa apropiado, usted encontrará que esto no será más difícil que crear una presentación PowerPoint para una reunión presencial. ¡La única diferencia es que usted está haciendo esto para un número ilimitado de asistentes de diferentes partes del mundo!

Cómo crear una magnífica videoconferencia: Consejos

Hay varios consejos que usted puede utilizar de otros que han creado webinarios para sus compañías. Estos incluyen:

1. ¡De a su presentación un carácter de urgencia! ¿Qué significa? Si anuncia que hay un número limitado de lugares para los que quieran asistir, las personas estarán más dispuestas a registrarse temprano y estar presentes ya que asumirán que es algo que vale la pena.

2. Después de la presentación, asegúrese de enviar un email de seguimiento para lograr que la gente siga teniendo en mente su presentación y compañía. Este mensaje puede incluir enlaces que ayuden a mantener cercanos a sus clientes potenciales.

3. Las mejores ocasiones para una videoconferencia son los martes, miércoles y jueves, en algún momento entre la 13 y 15 horas (1 pm a 3 pm).

4. Considere realizar más de una sesión mensual para el éxito de su emprendimiento. La mayoría de las empresas realizan hasta 3 presentaciones mensuales.

5. Asegúrese de controlar el tiempo que dura su presentación. No debe superar la hora de duración. Si lo hace, podría perderá la atención de los participantes.

6. Considere hacer que sus presentaciones una serie. ¡Darles continuidad ayudará a mantener la atención en el tema y el interés de sus clientes en regresar!

7. Una buena regla práctica, ¡cambie las diapositivas cada 20 a 40 segundos para asegurarse de mantener el interés del público!

8. Utilice gráficos tanto como sea posible para explicar sus puntos principales. Encontrará que hacerlo aumenta el interés de su audiencia.

9. Siempre tenga en cuenta los antecedentes culturales del público cuando realiza una videoconferencia con participantes de diferentes regiones del mundo. ¡Usted no querrá jamás ofender a nadie!

10. Considere incluir a un colega o amigo entre los participantes para facilitar la sesión final de preguntas. Ellos no tienen la que hacer todas las preguntas, pero pueden ayudar a “romper el hielo” y motivar a los demás a participar.

Como puede ver, crear una videoconferencia es un proceso. Tomará algunas semanas para juntar la información, publicitar el evento a aquellos que pudieran estar interesados y luego organizar la información para integrarla en su presentación. Esto no es algo que se pueda completar en pocos días. Cuanto más tiempo dedique a desarrollar y crear este seminario, mejor se reflejará en el producto final. Las magníficas videoconferencias le darán un gran crecimiento a su base de consumidores y lo harán lucir como un experto en su campo, lo cual es necesario para tener éxito en cualquier mercado de negocios.